18/08/2021

Onnistuneen tilamuutoksen resepti

Muodoste-tilasuunnittelu

Tilamuutos on aikaa vievää puuhaa, joka vaatii eri osa-alueiden hallintaa ja tottumattomalla saattaa mennä sormi suuhun palikoita yhdistellessä. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä onnistuneen tilamuutoksen resepti koostuu. Kokosimme viiden kohdan listan, mitä tulee ottaa huomioon tilamuutosta käynnistäessä.

1. Ole ajoissa liikkeellä

Suunnittelutyö ja sen mahdollisesti vaatimat selvitykset vievät oman aikansa. Luonnollisesti tilalle asetetut vaatimukset kuten koko ja käyttötarpeet määrittelevät osaltaan jo uuden tilan valintaa, varsinkin jos on tarpeen tehdä rakenteellisia muutostöitä. Esimerkiksi kantavan rakenteen purkaminen ja rakentaminen, rakennuksen laajentaminen tai käyttötarkoituksen muutos vaativat rakennusluvan. Rakennuslupien hakeminen voi kestää monta kuukautta ja ne ovat aina kuntakohtaisia. Tämä kannattaa ottaa huomioon ennen rakentamisen aloittamista.

Myöhemmin projektin toteutusvaiheeseen on varattava riittävästi aikaa itse rakentamiselle, viimeistelytöille ja mm. kalustetoimituksille. Pitkät toimitusajat voivat yllättää kun jokin ulkopuolinen tekijä, kuten korona, vaikuttaakin toiminnan sujuvuuteen. On myös tärkeää, että olet tutustunut eri suunnittelijoiden kädenjälkeen ja olet jo ottanut ajoissa yhteyttä heihin projektiisi ja aikatauluun liittyen.

2. Huomioi käyttäjät

Osallistamalla käyttäjät mukaan projektiin muutosjohtaminen helpottuu ja lopputuloksesta saadaan paremmin käyttäjiä palveleva. Tällä voidaan myös ottaa huomioon se, että yhtä oikeaa kaikkien tarpeisiin vastaavaa tilaratkaisua ei ole olemassa. Hiljainen tieto ei aina periydy ja pikaratkaisuja ei ole. Käyttäjät huomioivalla keskustelevalla otteella voidaan myös hillitä mahdollista muutosvastarintaa, jota ylhäältä alaspäin kohdennettu sanelupolitiikka voisi muuten muodostaa.

Hyvin suunniteltu tila on sijoitus työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Käyttäjien arkisten tarpeiden ja haasteiden selvittämiseen ja sanallistamiseen voidaan käyttää palvelumuotoilun osallistavia tekniikoita. Tällöin henkilöstö tulee kuulluksi ja turha arvailu jää pois. Syvällisempi tieto ohjaa pitkäaikaisten ratkaisuiden ja valintojen tekemisessä. Tarpeita vastaava, käytännöllinen tila sujuvoittaa työn prosesseja ja tulokset näkyvät.

3. Määrittele tilan tarpeet

Mitä tavoitteita teillä on tilan suhteen? On tärkeää sanoittaa, mitä tilatyyppejä tarvitaan ja mitkä ovat työtehtävät, joita tilassa suoritetaan. Pitkälle päästään jo analysoimalla nykytilaa. Mikä on toimiva ratkaisu ja mikä ei? Analysoimalla voidaan havaita myös syvällisempiä tarpeita, kuten tarvitseeko muuttaa jotakin yrityksen sisäistä toimintamallia. Kartoituksen avulla selviää, miten tilaa kannattaa päivittää tai onko lopulta jopa kannattavampaa muuttaa aivan uusiin tiloihin.

Perustarpeiden määrittelyn jälkeen on aika pohtia myös pidemmän tähtäimen tavoitteita. Teemoja voivat olla mm. liiketoiminta, työhyvinvointi tai tulevaisuus. Ovatko nykytilat tarpeeksi muuntojoustavia ja taipuvatko ne tulevaisuuden tavoitteiden mukaisiksi? Näiden tarpeiden määritys ohjaa myös Muodosteen tilasuunnitteluprosessia, jolloin lopputuloksesta saadaan aikaan ajaton ja käytännöllinen.

4. Laadi faktoihin perustuva budjetti ja aikataulu

Budjettia ja aikatauluja laadittaessa täytyy olla jonkinlainen ymmärrys siitä minkä verran aikaa mihinkin työvaiheeseen menee ja mitä materiaalit ja toimenpiteet kustantavat. Arvaamalla mennään usein metsään. Selkeä budjetti antaa myös raamit valintojen tekemiselle ja suunnittelulle.

Usein projektin aikana tulee joitakin odottamattomia haasteita. Tilanteet kannattaa hoitaa heti, sillä jälkikäteen tehtävät korjaukset ja kiireessä tehdyt päätökset voivat tulla kalliiksi. Myös erilaisten pinnoitteiden kuivumisajat ja eri työvaiheiden oikea aikataulutus on tärkeää. Etukäteen tulee miettiä, riittääkö aikataulu kaikkiin muutoksiin kerralla, vai onko sittenkin järkevää jättää jotakin tulevaisuuteen. Satsaa olennaiseen ja kohdista resurssit siihen, millä saavutatte teille tärkeimmän tavoitteen.

5. Etsi luotettavat yhteistyökumppanit

Projektinhallinta lähtee hankesuunnittelusta ja siihen osallistuvien tahojen välisestä yhteistyöstä. Yhteiset pelisäännöt ja sopimukset sitouttavat eri alojen tekijät yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, jolloin myös asetetut laatuvaatimukset täyttyvät. Selkeät roolit ja vastuunjako nopeuttavat päätösten tekoa, eikä kaikkia asioita tarvitse pompotella useiden päättäjien kesken.

Luotettavien tekijöiden kanssa on sujuvaa tehdä töitä muuttuvissakin olosuhteissa. Tiedonkulun ollessa reilua ja avointa, virheiden havaitseminen nopeutuu ja niihin osataan reagoida oikeaan aikaan. Jos olet törmännyt hyvään tekijään, voit rohkeasti tiedustella häneltä suosituksia muille työvaiheille. Muodosteelle pitkäaikaiset kumppanuussuhteet ovat tärkeitä ja teemmekin mielellämme yhteistyötä paikallisten tekijöiden kanssa.

Kaipaatko sisustusalan ammattilaisen näkemystä?

Oliko onnistuneen tilamuutoksen resepti sinulle jo tuttua juttua? Tilamuutosprojektin haasteita ei oikein voi vältellä, mutta oikeanlaisen kumppanin kanssa matka on huomattavasti kevyempi taittaa. Mielestämme parhaaseen tulokseen päästäänkin loppuun asti mietityillä ratkaisuilla ja huolellisella projektin kokonaisuuden hallinnalla.

Varaa aika 30min veloituksettomaan etäkonsultointiin, niin kartoitetaan teidän tilanne!